Vamos trabalhar melhor nas apresentações

Um artigo muito bom que li no Efetividade.net, “Os sete pecados capitais do PowerPoint” me serviu de idéia para fazer esta postagem…

Ele ressalta a “regra dos 10/20/30” proposta por Guy Kawasaki, que pode ser resumida assim: “nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30”.

Os sete erros resumem-se a:

1. Começar se desculpando – não precisa fazer o público procurar por erros na apresentação!
2. Transições, efeitos sonoros, cliparts e modelos padrão – isso realmente já cansou!
3. Excesso de texto – isso mesmo, ainda há que não perceba o quanto de texto coloca num slide! Mal dá para ler!!!
4. “Vocês estão conseguindo ler” – essa frase mostra que não se preocupou em garantir que conseguissem ler o que você tem ara mostrar
5. Depende de um único arquivo – faz anos que eu sempre levo mais umas duas cópias da apresentação (uma em CD ou DVD e outra em PenDrive…) vai que o original falha!
6. Usar tempo demais – reuniões com mais de uma hora dificilmente são produtivas, imagine apresentações que excedem o tempo combinado.
7. Ler o que está escrito – O público normalmente sabe ler, use o tempo que tem para falar ou explicar o que não dá para escrever

Leiam o artigo citado e os comentários de forma a definir melhor como irá fazer sua próxima apresentação!

Treinamento interno

Treinamento em tecnologia faz lembrar as tradicionais aulas da época do colégio, onde devem ser agendadas as aulas, encontrados os professores e ajustados os grupos a serem treinados.

Colocar essas necessidades na agenda empresarial é uma tarefa complicada tendo em vista que a empresa normalmente não é focada em gerir treinamentos. Algumas técinas podem ser adotadas para minimizar as dificuldades nestas situações e permitir uma equipe atualizada.

1. Rotação de funcionários (“job rotation”) – Focar na rotatividade das tarefas não apenas para cobrir férias. Motivar esta atividade aproveitando a oportunidade para identificar novos talentos, ou novas alternativas de procedimentos, além do treinamento em sí
2. Fóruns internos – Definir horários em que os colaboradores podem trocar experiências de trabalho, substituindo o período de navegação livre pela internet por um momento para troca de informações profissionais.
3. Treinamento com parceiros de negócios – Na mesma linha da rotação de funcionários, mas envolvendo empresas parceiras… que tal fazer alguns funcionários passarem um dia no escritório de contabilidade, ou num dos fornecedores de algum serviço da empresa para aprenderem como funciona o “outro lado”?
4. Parcerias entre funcionários – A troca de informações entre funcionários é algo natural, mas as empresas devem incentivar e coordenar essa troca de informações mais formalmente
5. Troca com empresas da mesma área – Alguns profissionais e empresários ainda não conseguem ver os benefícios de se aproximarem para troca de experiências, e buscam se distanciar dos “concorrentes”. É importante considerar que as estratégias dos negócios são particulares a cada empresa, mas os procedimentos operacionais são similares e podem ser seguramente compartilhados
6. Criação de um programa formal de mentores – Em nossas atividades de consultoria concluímos que a tecnologia ajuda a integrar osprocedimentos das empresas, mas que se não existir a integração entre as pessoas que usam a tecnologia nada funcionará a contento!

A GHERPELLI Consultoria e a SANNA Consultoria Empresarial fomentam o treinamento e capacitação dos colaboradores e empresarios para aprimorar cada vez mais a qualidade empresarial e focam suas atividades na tramissão dos conhecimentos necessários às equipes dos clientes. Entre em contato conosco para obter mais informações de como podemos assessorar na evolução da gestão de sua empresa.

Este post foi elaborado com base no post da PCWorld sobre este tema.

Migrando para Windows 7

O assunto em pauta é a migração das plataformas para o novo sistema operacional!

temos duas situações a serem consideradas:

1. Migrar de Windows Vista para Windows 7
2. Migrar de Windows XP (e anteriores) para o Windows 7

Para a primeira situação temos que é uma questão de planejamento, pois se a empresa já estava atualizada para o Vista, a atualização para o Windows 7 é um fato natural e que deverá ocorrer. Definir quando e como é o objeto do planejamento e essas definições irão depender do orçamento para esta migração. Levantar os custos e alternativas é o primeiro passo, e em seguida coordenar isso com o orçamento da empresa! Quanto a fatores técnicos… somente algum sistema proprietário da empresa pode atrapalhar, e isso será facilmente testado e ajustado.

A Segunda situação é mais complexa, já que o fato da empresa não ter migrado para o Windows Vista implica em que a empresa considerou existirem dificuldades para essa migração. As dificuldades para migrar para o Windows 7 serão as mesmas, acrescidas de mais algumas “novas”, mas que em princípio estão se mostrando como sendo “poucas as novas”!

Nossa parceria com a Microsoft nos fez migrar os equipamentos para o Windows 7 já faz mais de mês e tudo correu com muita calma e sem transtornos (exceto no micro que ainda rodava Windows XP e no qual tivemos que reinstalar todos os aplicativos novamente).

Assim sendo bom planejamento, e se precisar de alguma ajuda entre em contato com a GHERPELLI Consultoria ou com a SANNA Consultoria Empresarial que teremos muito prazer em auxiliar no planejamento desta importante migração.

Sistema integrado só com gestor integrado

A maiorias das empresas já conta com sistemas de gestão integrados (os ERPs), mas muitas ainda relutam em ter o gestor da área de TI integrado aos negócios, relevando a participação deste profissional às necessidades de infraestrutura e suporte ao sistemas usados na empresa.

Parece óbvio, mas se o gestor de TI não souber da estratégia da empresa ou de atividades que estejam sendo planejadas não poderá preparar a TI para atender às demandas que estão por vir.

Um dica é que as empresas devem tratar a TI como uma ferramenta de aumento de produtividade e se esta ferramenta integra diversas áreas da empresa, é óbvio que o seu gestor e membros chaves devem estar igualmente integrados na gestão da empresa.

Recomendo a leitura do artigo que me inspirou a escrever este post, publicado pela IDGNow - “Gestor de tecnologia da informação deve participar de definição de estratégias”.

Se após esta leitura acreditar que necessita de assessoria para fazer com que a área de TI se integre com o resto da empresa e que o planejamento estratégico e operacional permita essa integração entre em contato com a GHERPELLI Consultoria ou com a SANNA Consultoria Empresarial que possuem experiência de mais de 17 anos neste sentido.

Backup, emergência e contingência de sistemas

Recentemente fui questionado quanto a existência de recursos que minimizassem os transtornos causados por falha em servidor – entendo por “falha” um problema que impede o mesmo de continuar operando, seja por erro no disco rígido, nas placas ou em qualquer outra parte vital.

O primeiro passo numa situação de problema na área de informática é identificar o que ocorreu e iniciar os procedimentos para restauração da operação normal. Esses procedimentos deveriam estar previstos num documento específico que eu costumo denominar de “Plano de Contingência em TI”.

No plano estão previstos os procedimentos rotineiros para salvaguardar as informações e equipamentos, ou seja, a política de backup e de guarda dos mesmos assim como testes e manutenção preventiva dos equipamentos. É comum já identificar os  principais problemas que podem ocorrer e os procedimentos a serem tomados com as tolerâncias para reparo quanto a tempo de retorno e integridade das informações.

Existem sistemas críticos que operam em total duplicidade, ou seja, tudo é registrado em servidores distintos simultaneamente, de forma que a falha num apenas resulta na indicação de um problema para o operador que toma as providências para reparo e volta a emparelhar os servidores. Um sistema desse implica num grande investimento, que muitas vezes não é necessário; isso faz com que se tenha que avaliar quanto tempo a operação pode ficar sem sistema e quanto vale investir na infraestrutura de segurança.

Num recente artigo publicado pela PCWorld, que recomendo a leitura, e foi inspiração para este post, é apresentado o backup de imagem de discos.

Para mais detalhes de como se estruturar para evitar dores de cabeça entre em contato com a Gherpelli Consultoria que entraremos em mais detalhes quanto à possíveis alternativas.